Proveedores
¿Necesita ayuda para responder a una solicitud de datos por correo electrónico?
GreenSoft Technology se asocia con fabricantes de todo el mundo para recopilar datos sobre sustancias y cumplimiento de las cadenas de suministro.
A continuación, encontrará instrucciones detalladas sobre cómo completar la hoja de cálculo que recibió por correo electrónico y proporcionar la información solicitada a GreenSoft, así como respuestas a las preguntas más frecuentes.
Tenga en cuenta que la hoja de cálculo específica que ha recibido está personalizada según los requisitos de su cliente. Es posible que su hoja de cálculo solo contenga algunas de las pestañas que se detallan a continuación o que contenga pestañas adicionales específicas de su cliente que no se mencionan a continuación.
Si tiene alguna pregunta adicional o necesita ayuda, no dude en ponerse en contacto con nosotros mediante el formulario que se encuentra al final de esta página web.
Instrucciones
Instrucciones de la hoja de cálculo de Excel de la plantilla combinada
1) El correo electrónico que recibió de GreenSoft contiene un archivo de Excel titulado «Nombre de la empresa de su cliente_Nombre de su empresa_combined-template.xlsx».
Este archivo de Excel contendrá varias pestañas en las que podrá introducir la información solicitada directamente en el archivo.
Un archivo de Excel típico recibido de GreenSoft contendrá las siguientes pestañas. Siga los siguientes pasos para proporcionar información en las siguientes pestañas del archivo de Excel:
a. Navegue hasta la pestaña «Instructions» para ver una lista de las normativas que se incluyen en esta solicitud, así como enlaces de referencia para dichas normativas.
b. Revisar la pestaña “PN List”
• Esta pestaña enumera todos los números de parte que están dentro del alcance de este proyecto de recopilación de datos.
• La fila 1 contiene los encabezados de sección:
• Sección A: Información del número de parte y del fabricante (completado por GreenSoft).
• Secciones B a G: Requisitos específicos de cumplimiento (por ejemplo, información del ciclo de vida, peso del componente, FMD, RoHS, etc.). Estas también son completadas por GreenSoft.
• Nota: Es posible que tu archivo no incluya todas las secciones B–G. Solo se listarán los requisitos solicitados por tu cliente.
c. Comprender los indicadores de estado
• Cada celda en las secciones B–G estará marcada como:
• “Received” (Recibido) – GreenSoft ya ha obtenido la información requerida. No se necesita ninguna acción.
• “Missing” (Faltante) – La información está faltando y debe ser proporcionada por ti en una pestaña separada. Consulta el paso d a continuación para instrucciones sobre cómo proporcionar la información faltante.
d. Proporcionar la información faltante
• Para cualquier número de parte con celdas marcadas como “Missing” en las secciones B–G:
• Navega a la pestaña correspondiente en el archivo Excel (por ejemplo, si la Sección C es “Información del ciclo de vida”, ve a la pestaña llamada “Life-Cycle Information”).
• Completa los detalles requeridos para cada número de parte listado como faltante en esa sección.
• Si hay regulaciones que no aplican a ciertos tipos de números de parte, marca "Out of Scope" en la columna a la derecha del número de parte.
• Para detalles sobre las regulaciones, consulta la Sección G.
e. Usar la columna de “Notas”
• Si no reconoces un número de parte o tienes comentarios/correcciones, ingrésalos en la columna “Notas” al final de la pestaña “PN List”.
f. Completa y firmar la hoja "Declaration of Compliance"
2) Responda al correo electrónico que recibió y adjunte su archivo Excel completado, así como cualquier documento de apoyo, como los certificados de conformidad (CoC).
3) Antes de enviar sus datos a GreenSoft, verifique que no se incluyan piezas relacionadas con ITAR. GreenSoft Technology no procesa ni recopila datos sobre piezas relacionadas con ITAR. Aunque nuestro equipo de recopilación de datos se asegura de que las piezas relacionadas con el ITAR se excluyan de la lista de piezas que proporcionamos, le recomendamos encarecidamente que compruebe sus datos para confirmar el cumplimiento antes de enviárnoslos.
4) Una vez que envíe su respuesta a GreenSoft, recibirá un correo electrónico de confirmación en un plazo de 5 días hábiles. Es posible que GreenSoft se ponga en contacto con usted de nuevo para cualquier aclaración necesaria o seguimiento de la información que ha proporcionado.
Instrucciones para rellenar la Hoja de cálculo "FMD template"
Algunas empresas también pueden recibir una hoja de cálculo de Excel "FMD template" en su correo electrónico de solicitud de recopilación de datos de GreenSoft Technology. Si el correo electrónico que recibió incluye una hoja de cálculo de Excel de la plantilla FMD, lea las siguientes instrucciones sobre cómo completar esta hoja de cálculo y proporcionar la información solicitada a GreenSoft.
1) El correo electrónico que recibió de GreenSoft también puede contener un archivo de Excel titulado «FMD_template.xlsx». (FMD = Declaración completa de materiales).
Este archivo de Excel contendrá una pestaña en la que podrá introducir la información solicitada directamente en el archivo, y varias pestañas con ejemplos de FMD para diferentes tipos de productos.
Siga los siguientes pasos para proporcionar información en el archivo de Excel de la plantilla FMD:
a. Vaya a la pestaña «Format» e introduzca la información solicitada de la FMD en el formulario en blanco. Recuerde incluir una fecha en la parte superior del formulario.
b. Para ver ejemplos de FMD, navegue a las distintas pestañas de «Ejemplo» como referencia.
2) Responda al correo electrónico que recibió y adjunte su archivo Excel completado, así como cualquier documento de apoyo, como los certificados de conformidad (CoC).
3) Antes de enviar sus datos a GreenSoft, verifique que no se incluyan piezas relacionadas con ITAR. GreenSoft Technology no procesa ni recopila datos sobre piezas relacionadas con ITAR. Aunque nuestro equipo de recopilación de datos se asegura de que las piezas relacionadas con ITAR se excluyan de la lista de piezas que proporcionamos, le recomendamos encarecidamente que compruebe sus datos para confirmar el cumplimiento antes de enviárnoslos.
4) Una vez que envíe su respuesta a GreenSoft, recibirá un correo electrónico de confirmación en un plazo de 5 días hábiles. Es posible que GreenSoft se ponga en contacto con usted de nuevo para cualquier aclaración necesaria o seguimiento de la información que proporcionó.
Preguntas frecuentes
¿Quién es GreenSoft Technology y por qué se ponen en contacto conmigo?
GreenSoft Technology es un proveedor líder de software y servicios para la gestión del cumplimiento medioambiental. Ayudamos a nuestros clientes a cumplir con las regulaciones medioambientales como EU REACH, EU RoHS, Conflict Minerals, California Proposition 65 y otras regulaciones.
Uno de sus clientes ha contratado a GreenSoft Technology para recopilar y validar datos de su cadena de suministro, incluida su empresa. Nos ponemos en contacto con usted en nombre de este cliente para solicitar datos de sustancias e información de cumplimiento sobre las piezas que le vende a este cliente. El nombre de este cliente debe incluirse en el correo electrónico que recibió de GreenSoft.
He recibido un correo electrónico de NAME@greensoft-usa.com, ¿es legítimo?
Sí. GreenSoft Technology mantiene dos dominios de correo electrónico: @greensofttech.com y @greensoft-usa.com. Los correos electrónicos que solicitan información a los proveedores suelen enviarse desde direcciones de correo electrónico @greensoft-usa.com. Estos son correos electrónicos legítimos de GreenSoft Technology.
¿Qué datos se me piden?
Consulte la hoja de cálculo de Excel que le ha enviado GreenSoft para ver la información específica que solicitamos. Las instrucciones sobre cómo leer y completar la hoja de cálculo de Excel se encuentran más arriba.
¿Qué formato debo utilizar para enviar los datos solicitados?
Al proporcionar declaraciones de cumplimiento de la RoHS de la UE, el REACH de la UE y otras normativas, puede utilizar su propio formato o una de las plantillas que le hemos proporcionado en el correo electrónico inicial de GreenSoft. Tenga en cuenta que las declaraciones de cumplimiento válidas deben incluir el logotipo de su empresa y una firma autorizada.
Para las solicitudes de minerales de conflicto, utilice la versión de la Plantilla de informe de minerales de conflicto (CMRT) o la Plantilla de informe de minerales ampliada (EMRT) que se incluyó en el correo electrónico que recibió de GreenSoft. Los formularios CMRT y EMRT se actualizan periódicamente y debe utilizarse el número de versión más reciente del formulario. El correo electrónico que recibió de GreenSoft incluirá el número de versión más reciente del formulario CMRT y/o EMRT.
Ya he enviado una respuesta, ¿por qué me vuelven a enviar un correo electrónico?
Como parte de nuestro proceso de validación de datos, es posible que nuestro equipo necesite hacer un seguimiento con proveedores como usted para obtener información adicional, documentación, aclaraciones o correcciones a las respuestas que envió anteriormente. Consulte el correo electrónico de seguimiento que recibió de GreenSoft para ver qué información adicional o aclaración se solicita. Si cree que el correo electrónico de seguimiento se envió por error, envíe su información en el formulario de contacto a continuación para que podamos revisarla y brindarle asistencia adicional.
¿Puedo hablar con la persona que envió la solicitud?
Nuestros ingenieros de proyectos de recopilación de datos trabajan en nuestra oficina de China, pero contamos con ingenieros de asistencia y gestores de proyectos adicionales en EE. UU. y la UE que también pueden ayudarle. Si necesita ayuda adicional o desea hablar con alguien por teléfono, envíe su información en el formulario de contacto que aparece a continuación y uno de nuestros ingenieros de asistencia o gestores de proyectos con sede en EE. UU. o la UE se pondrá en contacto con usted.
Ya no fabricamos esta pieza.
Una pieza puede seguir utilizándose en los productos de sus clientes aunque haya sido descatalogada por su parte. Como tal, el producto que contiene la pieza debe seguir cumpliendo con ciertas regulaciones, y su cliente aún necesita los datos solicitados para demostrar que su producto cumple con esas regulaciones. Por esta razón, le pedimos que proporcione la información solicitada al agente de GreenSoft que se puso en contacto con usted en nombre de su cliente.
La empresa que aparece en el correo electrónico no es nuestro cliente.
Algunas empresas pueden haber comprado sus piezas a través de un tercero o distribuidor, por lo que es posible que no reconozca el nombre del cliente que figura en el correo electrónico como uno de sus clientes directos. Sin embargo, dado que la empresa utiliza sus piezas en sus productos, le pedimos que proporcione la información solicitada al agente de GreenSoft que se puso en contacto con usted en nombre de esa empresa.
¿Qué son las piezas ITAR?
ITAR son las siglas de International Traffic in Arms Regulations, que es una normativa de Estados Unidos para restringir y controlar la exportación de tecnologías relacionadas con la defensa y el ejército para salvaguardar la seguridad nacional de EE. UU. GreenSoft Technology no procesa ni recopila datos sobre piezas relacionadas con ITAR. Nuestro equipo de recopilación de datos no incluirá piezas relacionadas con ITAR en la lista de piezas que le enviamos; sin embargo, antes de enviar sus datos a GreenSoft, debe verificar que ninguno de los datos de piezas que nos envíe sea para piezas relacionadas con ITAR.
Contáctenos
¿Aún necesita ayuda?
Nuestros clientes se comprometen a mantener los más altos estándares de calidad y cumplimiento en sus cadenas de suministro, y confían en la participación y cooperación de proveedores como usted para lograr este objetivo.
GreenSoft Technology está aquí para ayudar a facilitar esta comunicación de la cadena de suministro. No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta o inquietud adicional.
Juntos, podemos asegurarnos de que cumple con los estándares normativos y los requisitos de cumplimiento de sus clientes. Gracias por su colaboración y compromiso con la calidad.